ZenDi Learning Nugget: Einsatz von bwSync&Share Deck und Zoom X Whiteboard für Arbeits-, Projekt- und Prozessabläufe im Hochschulalltag

Der Arbeitsalltag an Hochschulen beinhaltet eine Vielzahl von Tätigkeiten und verschiedenen Arbeitsschritten. es bedarf geeignete Tools, um Prozesse zu skizzieren, Arbeitsschritte zu visualisieren, Aufgaben zu clustern oder einfache Ablaufdiagramme zu erstellen. Das ZenDi betreut Plattformen und Dienste, die solche Tools integriert haben.

Vor allem bei der Arbeit mit anderen Stellen oder Personen ist es wichtig zu wissen, welche Arbeitsschritte nötig sind, wie Prozesse aussehen und wer welche Tätigkeiten erledigt. Es gibt hierfür inzwischen eine Vielzahl geeigneter Tool und Methoden, die eingesetzt werden können. In den Szenarien QM: Workflow und Workflow-Management-Systeme und QM: Iterative Prozesse und Methoden wird ein vertiefter Blick hierauf geworfen. Dort wird auch auf den Aspekt der Qualitätsprüfung, der in Forschung und Lehre immer mitberücksichtigt werden muss, eingegangen, z.B. das Erfassen in der Dokumentation, was geplant und was umgesetzt wurde.

In der Hochschule wird eine Tafel oder ein Whiteboard vorrangig mit Lehre und Schulungen assoziiert. Whiteboards eignen sich jedoch für alle Bereiche, in denen etwas visualisiert werden soll, d.h. auch für den Einsatz in Arbeits-, Projekt- und Prozessabläufen im Hochschulalltag. Das entwickelte Szenario zum Einsatz von Whiteboards stellt konkrete Beispiele für Einsatzmöglichkeiten im Hochschulalltag vor.

Im Learning Nugget wurden zwei Visualisierungstools vorgestellt, die der Hochschule zentral bereitgestellt werden über die vom ZenDi betreuten Dienste bwSync&Share und Zoom.

Durch die Integration von Nextcloud-Apps auf bwSync&Share werden über den Landesdienst neben der Dateiablage auch die Kalenderfunktion, Nextcloud-Office (vgl. Google Docs) und Nextcloud-Deck für die einrichtungsübergreifende Zusammenarbeit bereitgestellt. Sie dienen dazu, dass Beschäftigte und Studierende der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg geeignete Werkzeuge bereitgestellt bekommen, mit denen sie im Rahmen ihrer jeweiligen Tätigkeiten in der aktuellen Forschungslandschaft organisieren und kooperieren können.

Greift man auf bwSync&Share-Plattform über einen Web-Browser zu, finden man verschiedene Icons nach der Anmeldung.

Hinter dem Icon Deck auf der befindet sich mit Nextcloud-Deck ein Organisationstool im Kanban-Stil. Dieses eignet sich als Projektmanagement‑/Qualitätsmanagement-Board. So kann lassen sich nicht nur Aufgaben nach „Offen“, „In Arbeit“, „Erledigt“ abbilden, sondern auch z.B. auch mit Spalten wie Plan, Do, Check und Act. Für die tägliche Arbeit lassen sich die Aufgaben-Karten, die einem zugeordnet sind, unter anstehende Karten sortieren. Eine Kurzanleitung finden Sie unter bwSync&Share: Deck.

Vorteile gegenüber Zoom X Whiteboards:

• Karten sind im Aufbau immer gleich
• Spalten lassen sich individuell benennen und einfach hinzufügen
• Karten eignen sich für Abbildung von Aufgaben nach Prozessphasen und gleichzeitig für nächste Aufgaben
• Anstehende Karten werden unabhängig vom Board, auf dem sie platziert sind, angezeigt.
• Karten können archiviert werden
• Aufgaben können einfach Personen zugeordnet werden, was die Transparenz und Zuständigkeit erhört
• Karten können mit Fristen versehen werden und zeigen an, wenn sie im Verzug sind
• Karten können mit Checklisten, Dateien und weiteren Infos versehen werden
• Kann auch mit PHW-Externen genutzt werden

• Strukturierung und Priorisierung im eigenen Arbeitsalltag
• Überblick behalten, wenn man mehrere Aufgabenbereiche betreut
• Abläufe im Blick behalten und Transparenz schaffen
• Frühzeitig Fristen und Verzögerungen im Blick behalten
• Zur Vermeidung von Rollen- und Aufgabenunklarheiten
• Steuerungsmöglichkeit bei der Zusammenarbeit mit anderen
• …

Mit der Zoom: PH-Campus-Lizenz haben alle Hochschulangehörigen der PH Weingarten die Möglichkeit, die über die Campus-Lizenz bereitgestellten Produkte (soweit freigeschaltet), intern miteinander zu nutzen. Die Telekom als Vertragspartner achtet darauf, dass diese über unsere Campus-Lizenz DSGVO-konform bereitgestellt werden. Hinweis: Dies gilt nicht für Produkte (Apps) von Drittanbietern.

Für die prozessbezogene Arbeit: Ein bereitgestelltes Produkt Zoom Whiteboards. Durch die Vielzahl an von Zoom bereitgestellten Vorlagen können Whiteboards erstellt werden, die geeignet sind, um Prozesse zu skizzieren, Arbeitsschritte zu visualisieren, Aufgaben zu clustern oder einfache Ablaufdiagramme zu erstellen. Man kann auf einem Whiteboard auch mehrere Vorlagen einfügen. Außerdem kann man eigene Vorlagen erstellen und bestimmten Personen, Gruppen oder allen innerhalb der Organisation bereitstellen bzw. freigeben.

Die Zoom Whiteboards können in Meetings (auch mit Externen über die Bildschirmfreigabe und Kommentierfunktion) aber auch unabhängig von Meetings (nur intern) eingesetzt werden. In Meetings können Sie Hochschulangehörigen über einen Link oder durch Hinzufügen von Personen über deren Account freigeben. Wenn Sie im Vorfeld wissen, wem Sie ein Whiteboard freigeben wollen, können Sie dies auch bereits vor dem Meeting vorbereiten.

Vorteile gegenüber Nextcloud-Deck:

• Eignet sich als Visualisierungstool für individuell gestaltete Whiteboards, die auf verschiedene Methoden zur Visualisierung zurückgreifen können, nicht nur im Kanban-Stil.
• Es können bereits erstellte Whiteboards aus Miro, aus Mural und aus Visio Whiteboards importiert werden.
• Das erstellte Whiteboard oder auch nur ausgewählte Teile davon lassen sich als pdf, png und jpg exportieren.
• Kann für einzelne Whiteboards, Diagramme und auch Projekte eingesetzt werden.
• Projekte legt einen Ordner an, auf den eine bestimmte Personengruppe zugreifen kann. Diesen können unterschiedliche Berechtigungen gegeben werden.
• Verfügt über eine große Auswahl an Vorlagen, die übernommen und angepasst werden können, z.B. Vorlagen für Brainstorming, Kanban-Boards (Data Table), Timeline, Gantt Chart, Cross-functional Task Tracking.

Der Vergleich der Kanban-Boards-Vorlage zeigt, dass auch die Zoom Vorlage für ähnlichen Einsatz genutzt werden kann. Aufgaben/Tätigkeiten können mit Status, Fristen, Fortschritt etc. versehen werden. Unter anderen Namen finden sich ähnliche Boards. Diese werden in der Rubrik „Agil“ geführt„.

Für die ersten Schritte mit Zoom Whiteboards wird von Zoom integriert eine Tour zum Durchklicken durch die Whiteboardfunktionen angeboten. Unter den Vorlagen findet sich zudem „Welcome to Zoom Whiteboard“. In dieser Whiteboard-Vorlage werden Möglichkeiten zur Gestaltung vorstellt.

Das Erstellen und Teilen von Whiteboards funktioniert sowohl die App als auch das Webportal. Der sicherste Zugang zum PH-Zoom Webportal ist über: https://ph-weingarten-de.zoom.us/. Über das Webportal kann auch die App heruntergeladen werden. Nach der Nutzung des Webportals immer abmelden. So reduzieren Sie das Sicherheitsrisiko. Die Zoom Workplace App ist auf Dienstrechner bereits installiert und kann ab erfolgreicher Registrierung für die PH-Campus-Lizenz genutzt werden. Weitere Informationen zur Nutzung von Zoom: Webportal und Zoom Client finden Sie auf dem ZenDi-Wiki.

• Lehrveranstaltungen, z.B. in der Veranstaltung, zur Planung von Veranstaltungen
• Von Studierenden, z.B. im Rahmen der Digitalprojekte, in Präsentationen/Referaten
• Projekte (jeglicher Art) für Organisation, Kommunikation, Dokumentation
• Verwaltungstätigkeiten
• Tagungen
• Qualitätssicherungstätigkeiten
• …

—- — Hinweis: //Dieses Learning Nugget wurde von Marion Susanne Visotschnig für das ZenDi durchgeführt. Alle Screenshots zur in bwSync&Share integrierten Deck-Version entstammen der bwSync&Share-Oberfläche des Karlsruher Institut für Technologie (KIT). //