LimeSurvey: Übersicht

LimeSurvey ist eine Open-Source-Software, mit der seit 2003 ohne Programmierkenntnisse Online-Umfragen erstellt werden können. Die Pädagogische Hochschule Weingarten stellt als zentrales Umfragetool LimeSurvey zur Verfügung. Alle Angehörigen der PH Weingarten können hiermit Umfragen erstellen und weltweit zur Verfügung stellen.

Allgemein

Mit LimeSurvey können Online-Umfragen ohne die Installation einer Software erstellt werden. Mitarbeitende, Dozierende und Studierende der PH Weingarten können das Tool kostenlos nutzen. Bitte beachten Sie, dass hierfür keine separate Freischaltung erforderlich ist. Alle im Rahmen dieser Umfragen erhobenen Daten werden auf einem Server unserer Hochschule gespeichert. Dies erleichtert Ihnen die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung. Anders in z.B. EvaSys unterscheidet LimeSurvey nicht zwischen Fragebogen (Inhalt) + Befragung (Durchführung). Man arbeitet an Umfragen und kann diese als Kopien für neue Befragungen nutzen.

Zugang

LimeSurvey wird allen Hochschulangehörigen mit einem gültigen PH-Account automatisch zur Verfügung gestellt. Die Anmeldung erfolgt mit dem PH-Account. Sie werden bei der Anmeldung auf unserer LimeSurvey-Instanz zur Shibboleth-Login-Seite weitergeleitet. Dort geben Sie wie gewohnt die Zugangsdaten Ihres PH-Accounts ein.

Direktlink: https://survey.phwg.de/admin

Ein paar allgemeine Hinweise:

LimeSurvey steht in der Regel im normalen Umfang zur Verfügung. Zur Einhaltung von Abgabefristen etc. sollte Datenerhebungen sowie der ggf. notwendige Export mit ausreichend Vorlauf erfolgen. Besonders bei Wartungen oder Störungen kann es zu Diensteinschränkungen kommen.
Bereits bei der Umfragenkonzeption sind die geltenden Gesetze zwingende einzuhalten. Sollten hier Unsicherheiten bestehen, stimmen Sie sich bitte mit den notwendigen zentralen Stellen (beispielsweise der betreuenden Lehrperson, Fachverantwortlichen, Interessensvertretungen, Datenschutzbeauftragte) ab. Im Falle von Mitarbeiter:innenumfragen ist im Vorfeld das Rektorat einzubeziehen. Informationen zum Datenschutz und Vorlagen für Beschäftigte und Studierende finden Sie im Intranet der PH (nach Anmeldung).
Die meisten Umfragen werden anonymisiert, auf freiwilliger Basis und ohne konkrete Benennung der Teilnehmenden durchgeführt. LimeSurvey unterstützt aber auch andere Formate. Diese sollten jedoch nur in Ausnahmefällen und nach Abstimmung mit der verantwortlichen Organisationseinheit zum Einsatz kommen.

Datenschutz und Informationssicherheit

Informationen zu Datenschutz & Informationssicherheit und Ansprechpartner:innen der PH Weingarten finden sich auf der Website der PH Weingarten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt klare Regeln für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten fest. Auch wenn kein Personenbezug direkt durch die Umfrage entsteht, fällt der Vorgang der anonymisierten Datenerhebung unter die Vorgaben der DSGVO, so dass eine Einwilligung und ein entsprechender Datenschutzhinweis notwendig sind. Für die Nutzung von LimeSurvey gelten die Prinzipien Zweckbindung, Datensparsamkeit und Speicherbegrenzung.

Hinweis zur Rechtsgrundlage bei Online-Umfragen: Die Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf einer entsprechenden Rechtsgrundlage. Bei Umfragen ist dies die aktive und informierte Einwilligung (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) der Teilnehmenden. Bevor Sie personenbezogene Daten erheben, müssen Sie also die ausdrückliche Einwilligung der Teilnehmenden einholen. Bei Online-Befragungen liegt diese vor, wenn die Teilnahme durch eine aktive und freiwillige Handlung erfolgt, wie dem Drücken des Buttons zum Starten der Befragung.

Die Teilnehmer:innen müssen vor Start der Umfrage transparent über den Zweck der Befragung, die Dauer der Datenspeicherung und ihre Rechte (z. B. Auskunft, Löschung) informiert werden. Daher ist es sinnvoll (und rechtlich zwingend erforderlich), den Teilnehmenden vor Beginn der Umfrage folgende Informationen auf der Startseite zur Verfügung zu stellen:

Informationen zur Umfrage
Hinweis zum Datenschutz
Name und Kontaktdaten der für die Verarbeitung Verantwortlichen
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Zwei und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Empfänger der personenbezogenen Daten
Speicherdauer
Rechte der Teilnehmenden

Verantwortlichkeiten

Im folgenden werden Nutzende von LimeSurvey PH Weingarten als User bezeichnet. Die User haben sicherzustellen, dass in ihren Umfragen nur unbedingt erforderlichen Daten erhoben werden (Datensparsamkeit) und der Zweck der Datenerhebung klar definiert ist (Zweckbindung), d.h. Daten wie Name oder E-Mail-Adresse sollten nur von den Teilnehmenden erfragt werden, wenn sie für den Umfragezweck zwingend erforderlich sind. Sie sind zudem verantwortlich Teilnehmende vor Start der Umfrage transparent über den Zweck der Befragung, die Dauer der Datenspeicherung und Teilnehmenden-Rechte (z.B. Auskunft, Löschung) zu informieren.

Das ZenDi ist verantwortlich für

das Freischalten von Personen mit gültigem PH-Account zur Nutzung des Dienstes
Support bei technischen Fragen und Problemen
Updates, Backups und Wartung zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs der LimeSurvey-Infrastruktur.

Umgang mit Nutzerdaten

Die Umfragen sowie die erhobenen Daten liegen auf hochschuleigenen Servern und sind ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen durch die für die Umfragen zuständige(n) Person(en) abrufbar.
Gelöschte Umfragen, Antworten und Dateien werden dauerhaft entfernt.
Scheidet eine nutzende Person aus, werden die Nutzerdaten nach entsprechender Nachlaufzeit anonymisiert und Umfragen 6 Monate nach Ausscheiden systemseitig gelöscht. Sollten Daten darüber hinaus benötigt werden, sind diese von der erstellenden Person selbst zu exportieren.

Bitte beachten Sie:

Umfragen über LimeSurvey PH Weingarten können grundsätzlich nur Personen mit einem gültigen PH-Account erstellen. Dies dient einerseits der konkreten persönlichen Zuordnung der Umfragen sowie deren ermittelten Daten. Auf der anderen Seite kann im Falle von Missbrauch oder einem rechtswidrigen Verhalten die Urheber:in (die Person, in derem Useraccount die Umfrage angelegt ist) benannt werden. Diese Person trägt die Verantwortung für die hinterlegten Aspekte.
User sind für ihre eingestellten Inhalte und die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Regelungen (Urheberrecht, Datenschutz, etc.) sowie der jeweiligen Nutzungs- und Lizenzbedingungen verantwortlich.
User können miteinander an Befragungen arbeiten. Der User, der die Umfrage angelegt hat (= Umfrage besitzende Person; „Umfragebesitzer“), kann für die gemeinsame Nutzung weitere User hinzufügen und berechtigen. Um User berechtigen zu können, müssen die weiteren User sich mindestens einmal an der PH-LimeSurvey-Instanz angemeldet haben.

Umfragen sollten grundsätzlich mit einem End-Datum versehen werden.
Um technische Probleme während des Befragungszeitraums zu vermeiden, sind Umfragen nach der Erstellung mit verschiedenen Browsern zu prüfen.
Unterstützung bei inhaltlichen Fragen und Problemen erhalten Studierende bei den Lehrenden, in deren Rahmen die Erhebungen durchgeführt werden, oder bei der Forschungswerkstatt der PH.
Bitte beachten Sie, dass das ZenDi keinen fachlich-inhaltlichen Support zur Konzeption, Methodik oder Auswertung von Umfragen leisten kann.
Für Teilnehmende von Umfragen, die Sie sich auf LimeSurvey PH Weingarten befinden: Bei Problemen mit dem Fragebogen, Mitteilungen zum Löschen von Antworten, etc. sind diese Nachrichten stets direkt an die für die Umfrage verantwortliche Person zu richten.

Anwendungsszenarien

Als zentrale Plattform unterstützt LimeSurvey für vielfältige Umfragen und Evaluierungen im Hochschulalltag:

allgemeine Umfragen
Lehr(veranstaltungs)evaluationen
Abschlussarbeiten
wissenschaftliche Forschungsprojekte
Event-Evaluierungen

Beispiel 1: Lehre und Studium

In der universitären Lehre und Forschung sind Umfragen ein elementarer Bestandteil. Sie können wichtige Impulse geben und Zusammenhänge aufzeigen. Wichtig sind sie zum Beispiel im Bereich Lehre, wenn es darum geht Entwicklungen in Lehrveranstaltungen, Modulen oder ganzen Studiengängen sichtbar zu machen und mittels Evaluationen, z.B. qualitative oder quantitative Rückmeldungen von Studierenden, notwendige Änderungen vorzunehmen und diese Anpassungen zu überprüfen.

Beispiel 2: Abschlussarbeiten und weitere Befragungen im Rahmen des Studiums

Studierenden der PH Weingarten empfehlen wir für alle im Rahmen Ihres Studiums durchzuführenden Befragungen auf die von der Hochschule bereitgestellte LimeSurvey-Instanz zuzugreifen. Der Aufbau der Software in der PH-Version unterscheidet sich leicht von dem der öffentlich zugänglichen Version. Bedenken Sie jedoch, dass bei einem Zugang über https://www.limesurvey.org Ihre Daten auf einem von LimeSurvey betriebenen Server gehostet werden. Sie können beim Start mit der Software einen Server-Standort wählen. Um sicher zu gehen, dass Ihre Daten gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung gespeichert werden, empfiehlt sich dringend, als Speicherort Deutschland oder Finnland zu wählen.

Beispiel 3: Wissenschaftliche Forschungsprojekte und Veranstaltungsevaluationen

LimeSurvey eignet sich durch die Vielzahl an Fragentypen für akademische Forschung, kann aber auch für Veranstaltungsevaluationen herangezogen werden.

Anleitungen

Die immer neueste Version der LimeSurvey Bedienungsanleitungen finden Sie hier: LimeSurvey Bedienungsanleitung. Für unser hochschuleigenes LimeSurvey wird auf diese Anleitungen bei der Erstellung unserer Anleitungen zurückgegriffen.

LimeSurvey: Dashboard und Benutzeroberfläche kennenlernen
LimeSurvey: Umfragen anlegen
LimeSurvey: Fragen/Fragetypen
LimeSurvey: Fragengruppen und Struktur
LimeSurvey: Exportieren und Importieren
LimeSurvey: Gemeinsames Arbeiten an einer Umfrage
LimeSurvey: Umfragenbesitz übertragen
LimeSurvey: Umfrage aktivieren und beenden

Weitere Anleitungen und Beispiele von LimeSurvey.org

Wie man eine gute Umfrage erstellt (Anleitung)
Beispiel einer LimeSurvey Umfrage